Durante los últimos años, muchas organizaciones han optado por celebrar sus reuniones y las votaciones de forma telemática. Plataformas como Zoom, Microsoft Teams o Webex ofrecen funcionalidades para realizar encuestas y sondeos, por lo que a primera vista pueden parecer una buena alternativa para votar a distancia.
En Zoom, por ejemplo, el organizador puede crear preguntas de opción múltiple y compartir los resultados al instante; en Microsoft Teams, la integración con Forms permite lanzar sondeos rápidos para recoger impresiones o evaluar la satisfacción de los participantes. Este tipo de encuestas son perfectas para dinamizar reuniones o recoger feedback, pero no están pensadas para procesos con validez jurídica, ya que no garantizan la identidad de los votantes ni la integridad de los resultados.
Usar Zoom, Teams o Webex para elecciones o juntas formales puede poner en riesgo la validez de los resultados, dando lugar a impugnaciones e incluso invalidando decisiones clave para la entidad. Soluciones como Kuorum, te permiten digitalizar las asambleas virtuales de tu organización con garantías legales y técnicas, evitando soluciones improvisadas.
Por qué las encuestas de Zoom, Teams o Webex no garantizan la validez del voto
1. No cumplen la normativa de indentificación electrónica
Las normativas internacionales de identificación electrónica (como el Reglamento eIDAS en Europa o el ESIGN Act en EEUU) establecen que los procesos de identificación electrónica deben garantizar integridad, trazabilidad y no repudio de la autenticación. Zoom, Teams o Webex no disponen de mecanismos de verificación que cumplan con estas normativas. Cualquiera podría acceder con un enlace compartido o bajo un nombre modificado, lo que compromete la autenticidad del voto e impide certificar la identidad de los votantes o asegurar que cada miembro vota solo una vez.
Las organizaciones que utilizan estos sistemas de videoconferencia para sus asambleas y quieren identificar a sus asistentes de manera legal optan por crear una antesala en la que los participantes enseñan uno a uno su documento de identidad a la cámara. Esta alternativa, si bien muy ingeniosa, es poco práctica y genera enormes retrasos en el inicio de las sesiones.
2. No existe evidencia inmutable
Para que una votación tenga validez legal, debe existir un registro inmutable de todo el proceso: quién accedió, cuándo, con qué método de autenticación y qué resultado se obtuvo. En un proceso formal, como una elección colegial, una asamblea o una votación de estatutos, esa evidencia es imprescindible.
Las encuestas de Zoom o Teams no generan actas ni evidencias digitales firmadas, por lo que sería imposible acreditar ante un juez la legitimidad del resultado en caso de impugnación.
3. El voto no es realmente anónimo
Otro error habitual es pensar que las encuestas “anonimizadas” de estas herramientas garantizan el secreto del voto. En realidad, lo que hacen es anonimizar parcialmente los datos, impidiendo que el administrador los vea, pero sin protegerlos de auditorías externas o accesos a las bases de datos.
Esto significa que, en caso de auditoría, un perito podría identificar el voto de cada persona, lo que rompe el principio de anonimato exigido en procesos electorales.
En sistemas diseñados para cumplir con la ley, como el de Kuorum, el voto se cifra mediante criptografía homomórfica, lo que impide conocer su contenido incluso al auditor, pero mantiene un registro verificable que garantiza la validez de los resultados.
4. Cálculo de quórum y acreditaciones
En reuniones con valor jurídico, es imprescindible comprobar quién está presente y quién tiene o no derecho a voto.
Ni Zoom ni Teams permiten gestionar censos, registrar asistencias o verificar automáticamente el quórum. Esto obliga a realizar controles manuales, lo que incrementa el margen de error y dificulta la validación posterior del acta.
5. Delegaciones y ponderaciones de voto
Muchos colegios profesionales y asociaciones contemplan en sus estatutos delegaciones de voto o ponderaciones según la categoría del votante (por ejemplo, titulares, honorarios o ejercientes).
Las plataformas generalistas no ofrecen ninguna forma de aplicar estas reglas de forma automática. El resultado es que cualquier intento de votar con delegaciones o pesos diferenciados debe hacerse fuera de la videollamada, fragmentando el proceso y restándole coherencia y seguridad legal.
6. Actas automáticas y certificaciones
Tras la votación, es fundamental generar un documento que certifique los resultados y el desarrollo de la sesión. Este acta debe incluir los datos de convocatoria, la relación de asistentes, los acuerdos alcanzados y las evidencias electrónicas necesarias para respaldar su autenticidad.
Zoom o Teams no pueden generar ni firmar digitalmente actas ni sellar cronológicamente los resultados, lo que impide que estos documentos tengan valor probatorio ante terceros.
7. Usabilidad en eventos híbridos
Aunque algunas organizaciones ya celebran sus asambleas y juntas 100% online, la tendencia es organizar eventos híbridos, con una parte de los asistentes presencialmente en la sala de juntas y otra parte asistiendo de manera remota. En este tipo de eventos no es posible consolidar el voto de todo el mundo de una manera cómoda. Herramientas como Kuorum disciernen entre la gente que está en la sala y la que está en casa para mostrarles flujos de votación con o sin vídeo. Así es posible votar en pocos segundos y ver los resultados por pantalla al instante independientemente del modo de asistencia.
8. Utilidad en los periodos previos a la asamblea
Los procesos de registro y confirmación de asistencia de herramientas como Zoom y Teams está pensados para eventos sin implicaciones legales. Y pueden resultar complejos cuando se trata de organizar una asamblea con voto delegado o anticipado. Kuorum no sólo aporta valor durante las votaciones, sino también durante la fase de convocatoria, confirmación de asistencia y voto delegado. Gracias a su gestor de censo y su motor de envío de emails es posible gestionar cómodamente personas físicas, personas jurídicas con uno o más apoderados, delegaciones de voto, confirmaciones de asistencia online y presencial, y actualización de datos censales. Además, cuenta con perfiles de administración con distintos roles que facilitan el trabajo en equipo de los organizadores.
La alternativa segura: herramientas especializadas como Kuorum
Estas funcionalidades no existen en las plataformas generalistas, pero sí están integradas en herramientas especializadas como Kuorum. Para nosotros, la tecnología debe ser una aliada de la transparencia y la seguridad.
Por eso, desde Kuorum desarrollamos una plataforma específicamente diseñada para que colegios profesionales, sindicatos, asociaciones y organizaciones puedan celebrar votaciones y juntas online con plena validez legal.
Cumplimos con las normativas de identificación electrónica en diversos países, garantizamos la autenticación segura de cada participante y utilizamos cifrado homomórfico para proteger el anonimato del voto.
Nuestra dedicación a la seguridad y calidad se respalda con certificaciones reconocidas, como las certificaciones ISO y el Esquema Nacional de Seguridad (CCN-CERT), lo que garantiza que nuestros procesos y sistemas cumplen con los más altos estándares internacionales
Además, Kuorum permite:
- Controlar asistencia y quórum en tiempo real.
- Gestionar delegaciones y ponderaciones automáticamente.
- Generar actas certificadas y auditables.
- Integrar la votación en reuniones presenciales, híbridas o 100 % online.
Gracias a estas funcionalidades, las decisiones tomadas en un entorno digital tienen el mismo valor jurídico que si se hubieran celebrado de forma presencial. Y en caso de impugnación cuentas con el acompañamiento de un equipo que ya ha superado con éxito diferentes procesos legales.
Conclusión: digitalizar no es improvisar
Celebrar una votación por Zoom o Teams puede parecer práctico, pero no garantiza ni la legalidad ni la transparencia del proceso. Si el objetivo es digitalizar los procesos de votación de tu organización, la clave está en hacerlo con herramientas seguras, verificables y diseñadas para ese fin.
Con Kuorum, tu institución puede avanzar hacia una gestión digital más eficiente, moderna y plenamente conforme con la ley.
